Autor: Christian Spraetz
Vorstand

Inside Projekt TERRA: SAP S4/HANA Roll-Out
bei einem Maschinenbau-Kunden

Im Januar 2023 startete bei einem unserer Maschinenbau-Kunden der nächste Roll-Out
der SAP S/4HANA Plattform TERRA.

Während das Aequitas Roll-Out Team noch mit dem Roll-Out nach Asien beschäftigt war,
starteten die Aktivitäten für den Roll-Out in das modernste Werk des Kunden in Deutschland
mit einem geplanten Go-Live im Januar 2024.

Die Grafik zeigt den Ablauf der Bereitstellung und Einführung in mehreren Ländern oder an mehreren Standorten, bestehend aus dem Template Projekt und dem Rollout-Projekt. Der Abschnitt „Template-Projekt“ oben im Bild zeigt den Aufbau eines länderübergreifenden Templates, einschließlich der Verwendung von „Fit-to-Standard“ unter Wiederverwendung der vorab bereitgestellten Geschäftsprozesse und der anfänglichen Bereitstellung auf der ersten Welle von Standorten.

Die Umsetzung für die erste Gruppe von Standorten kann auf der Entscheidung beruhen, entweder eine geografische Bereitstellung oder eine Bereitstellung nach Geschäftseinheit/Funktion im Unternehmen zu verfolgen.

Der zweite Teil des Bildes ist das Rollout-Projekt (im unteren Teil der Abbildung), das die wichtigsten Schritte für die Durchführung von Rollout-Projektaktivitäten zeigt, einschließlich der Verwendung von Fit-to-Standard Template, das kundenspezifische Ready-to-Run Prozesse nutzt, die während des ersten länderübergreifenden Vorlagenprojekts erstellt wurden.

Quelle: ERP Blogs by SAP

Mit dem offiziellen Projekt-Startschuss im Januar und damit der Beginn unserer aktiven Tätigkeit im Projekt, wurde die Explore-Phase eingeleitet. Nachdem sich die Expertengruppen der einzelnen Fachbereiche, bestehend aus lokalen sowie globalen Key Usern, Prozessverantwortlichen und externen Beratern, bereits durch die Kick-off Veranstaltungen kennenlernen konnten, begann anschließend die fachliche Zusammenarbeit.

Die erste große Aufgabe bestand in der Durchführung der Scoping-Workshops. In diesen Scoping-Workshops wurde der Umfang des Projektes anhand einer Analyse der bestehenden Geschäftsprozesse zunächst grob abgeschätzt und somit ein erster Plan zum Implementierungsvorhaben des neuen Systems erstellt.

Im nächsten Schritt wurden die Fit-to-Template Workshops durchgeführt. In diesen Arbeitsterminen wurden die bestehenden Ist-Prozesse mit dem globalen SAP-Standard-Template abgeglichen.

Das Ziel dieser Workshops war es festzustellen, wo die definierte Standardlösung aus dem SAP-Template nicht 1:1 übernommen werden kann oder im Template noch keine Lösung vorhanden ist.

Die Implementierung der neuen Funktionen im Rahmen der Realize-Phase erfolgte durch ein zentrales Implementierungsteam.

Eine unserer Hauptaufgaben war die Vorbereitung der umfangreichen Testphase vom September bis November: Das Testen des neuen Systems ist ein essenzieller Schritt bei der Implementierung von SAP S/4 HANA. Die Testaktivitäten dienen im Wesentlichen der Risikominimierung und sollen die reibungslose Inbetriebnahme sicherstellen.

Für die Gesellschaften in am Kundenstandort wurden die Testaktivitäten in drei Phasen unterteilt:

• System Integration Test (SIT)
• Data Validation Test (DVT)
• User Acceptance Test (UAT)

Der entscheidende Meilenstein UAT konnte im November dank der großartigen Unterstützung aller Projektbeteiligten erreicht werden. Mit Abschluss des UAT startete die Cutover Phase, die den Übergangsprozess vom Legacy ERP System hin zum neu entwickelten SAP S/4HANA System umfasste.

Der TERRA Go-Live war am 15.01.2024 und kennzeichnete den Abschluss einer erfolgreichen Projektbegleitung durch unser Team.

Der Cutover enthält die technische Umstellung bis hin zur betriebswirtschaftlichen Nutzung mit Echtdaten des Unternehmens im neuen System.

Parallel zum Cutover wurden die Endanwendenden bis in den Januar hinein mit den neuen Prozessen und System geschult.